Que tal conhecer o eSocial?

Saiba mais sobre esse sistema

13/3/2020
Que tal conhecer o eSocial?

    Se você está buscando saber sobre o eSocial, entrou no lugar certo! Esse artigo foi criado justamente para você que está querendo ampliar seus conhecimentos sobre esse sistema do governo.

    O interesse do governo em modernizar, foi o ponto que levou à criação do eSocial. Mas ele nem sempre foi assim como conhecemos hoje. E do mesmo jeito que qualquer outro sistema, ele precisa ser constantemente atualizado para manter a sua utilidade.

A Receita Federal do Brasil, em 2012, anunciou um lançamento, que foi dominado de “EFD-Social”. Inicialmente, esse projeto tinha como objetivo apenas transmitir os dados da folha de pagamento, mensalmente. Mas ele foi evoluindo e em 2013, os órgãos e entidades, como, por exemplo, a MTE, RFB e INSS, definiram que os dados transmitidos pelo EFD-Social, seriam enviados através de um sistema, que ganhou o nome de eSocial.

    Mas, porque esse sistema é importante? Bem, ele é uma forma de simplificar a rotina de obrigações acessórias relacionadas ao trabalho, que o RH e as empresas têm que cumprir. Em nenhum momento, o eSocial irá mudar a legislação trabalhista, mas sim alterar a forma de como serão enviados esses dados aos governos.

    Quer saber mais? Continue a leitura!

 

O que é?

 

    Se você está se perguntando qual é o significado desse nome, eSocial é a sigla para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. 

    Ele é uma iniciativa do programa SPED, do Governo Federal, que consiste em um sistema para juntar todas as informações relativas ao trabalho e trabalhadores de uma empresa. Ou seja, é uma forma de simplificar a parte burocrática das corporações e melhorar a forma de apresentar as informações dos empregados aos órgãos envolvidos.

    Mas o Governo não trabalha sozinho nesse projeto, essa é uma ação em conjunto de diferentes órgãos e entidades: Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e a Caixa Econômica Federal (CEF).

    A função de cada um é:

    -RFB: é o órgão responsável por fiscalizar e recolher os tributos no Brasil, ou seja, está diretamente ligada à economia do país;

    -INSS: é o órgão responsável pelo pagamento da aposentadoria e dos benefícios que os trabalhadores, que pagam a Previdência Social, têm;

    -MTE: é um órgão relacionado às questões trabalhistas, entre elas o direito dos trabalhadores;

    -CEF: é uma instituição financeira, trata-se de um banco do Governo Federal.
 

Por que ele foi criado?

 

    Antes de um sistema que unifica as informações relativas aos trabalhadores, os dados eram enviados separados, seja online ou offline, e isso causava a maior confusão! Havia muita troca de dados e tinha inconsistência, gerando a perda de tempo. Por esse motivo, o esocial foi criado para ajudar a manter as informações da empresa em ordem.

    Além disso, as empresas brasileiras enfrentam muita burocracia, principalmente porque precisam realizar 15 obrigações fiscais. Então, o eSocial foi elaborado para facilitar o trabalho do RH das empresas, que tinham várias obrigações burocráticas (que podemos traduzir como complicadas) para fazer.

 

Quer adequar a sua empresa para o eSocial?

 

    Se você está querendo implantar o eSocial na sua empresa, mas não sabe por onde começar, não se preocupe! Continue lendo e descubra os passos para adequar a sua empresa para esse novo sistema.

    A primeira coisa que você deve ter em mente, é que antes de adotar qualquer novo sistema na sua empresa, você precisa conhecer e entender o que ele é. Por isso, pesquise sobre o eSocial, entenda como ele funciona, quais são as vantagens de trazê-lo para as empresas e conhecer os termos do sistema.

    Segundo, o eSocial é formado por grupos para melhorar a organização, por isso você deve identificar em qual deles a sua empresa se encaixa. Por exemplo, o Grupo 1 é onde as grandes empresas se encontram.

    O terceiro passo, é você cadastrar a sua empresa na plataforma do eSocial, pelo site. Lá serão cadastradas as informações do empregador, a dos funcionários e os dados de contrato de trabalho.

    Compreender o que são e quais são os eventos do eSocial são o quarto passo para adequar a sua empresa para esse sistema. Você encontra mais sobre eles no outro tópico.

    E para finalizar, o quinto passo é você começar a enviar as informações. Lembrando de manter sempre as informações atualizadas!

 

Como que o eSocial funciona?

 

    O eSocial irá funcionar digitalmente, onde as informações serão enviadas pelas empresas de maneira periódica. Esse sistema se encarregar de enviar esses dados para o Governo Federal.

 

Quais as obrigações unificadas no eSocial?

 

    É importante conhecer as obrigações trabalhistas que a sua empresa deve cumprir para mantê-la de acordo com a legislação, e, além disso, evitar possíveis multas.

    Essa área pode ser bem complexa, mas é preciso saber mais sobre elas, pois como o próprio nome já diz, elas são obrigatórias e não segui-las pode trazer diversos problemas para você e a sua empresa.

    Veja abaixo, uma lista com as 15 obrigações que foram unidas no eSocial e as quais as empresas devem realizar.

    -Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): esse cadastro é uma forma de monitorar as contratações e demissões de trabalhadores sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho. É importante manter as informações atualizadas, por isso os empregadores devem enviar frequentemente informações caso haja alterações no quadro de empregados.

    Quando se refere ao CAGED enviado mensalmente, é obrigatório que as empresas o enviem até o dia 7 do próximo mês e, caso percam o prazo, deverão pagar uma multa referente ao número de funcionários e os dias de atraso

    -Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): todos que queiram trabalhar, independente da área em que irá atuar, deve ter uma carteira de trabalho, que é um documento de identificação profissional do trabalhador para fins previdenciários.

    Esse documento é responsável por garantir os direitos trabalhistas, como, por exemplo, um salário regular, décimo terceiro salário, férias e seguro-desemprego;

    -Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): ele é um documento emitido pela empresa para informar para a Previdência Social de todos os acidentes e doenças ocupacionais que ocorreram com seus funcionários. É preciso informá-la até o primeiro dia útil seguinte ao do acidente ou enfermidade e em caso de falência, a Previdência Social deve ser informada imediatamente;

    -Comunicação de Dispensa (CD): esse é um documento que a empresa utiliza para avisar que o funcionário será demitido. Qualquer uma das partes, seja empregado ou empregador, pode anular o contrato de trabalho sem ter um justo motivo;

    -Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): é uma declaração feita tanto por pessoa jurídica como física, quando há o recolhimento do imposto de renda. A fonte pagadora pode ser não é somente uma empresa, mas também uma pessoa física que contrate alguém para trabalhar para ela.

    Esse documento deve ser, obrigatoriamente, apresentada para a Receita Federal;

    -Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF): esse documento irá conter informações com relação aos tributos e demais pagamentos governamentais feitos pelas empresas, que deverão ser apresentadas mensalmente à Receita Federal;

    -Folha de pagamento: é uma lista da remuneração que os funcionários ganham periodicamente. Nela estará os dados do trabalhador, seu cargo e as contribuições do mesmo à providência.

    Resumidamente, essa folha serve para que a empresa realize o correto pagamento dos funcionários. E como o salário pode sofrer alterações, por exemplo bônus e descontos, é importante ter um documento onde todas essas informações estarão contidas, facilitando o controle para a empresa;

    -Guia de Recolhimento do FGTS (GRF): esse documento serve para fazer o recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, onde irá conter as informações relacionadas aos trabalhadores da empresa e seus pagamentos. Essa guia pode ser feita pelo aplicativo SEFIP;

    -Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP): é um documento para facilitar o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e para disponibilizar as informações dos segurados à Previdência Social. Os segurados são os trabalhadores que contribuem mensalmente para garantir os benefícios do INSS. 

    As empresas são obrigadas a entregar a GFIP mensalmente até o dia 7 de cada mês e caso envolva recolher o FGTS, deve ser entregue com 2 dias antes de vencer. Além das informações específicas, o documento deve informar os vínculos, remunerações e movimentações dos trabalhadores;

    -Guia da Previdência Social (GPS): é um documento utilizado para  o pagamento do seguro recolhido pelo INSS (Instituto Nacional de Seguro Social)

    Contribuindo para a Previdência Social você garante os benefícios previdenciários. Pessoas físicas assim como pessoas jurídicas podem realizar essas contribuições, ou seja, não é algo somente para empresas.

    O prazo para pagar esse documento varia do tipo de pessoa que você é, por exemplo, o contribuinte individual, o facultativo e o segurado especial têm até o dia 15 do mês para realizar o pagamento. Já a empresa ou equiparada tem até o dia 20 do mês seguinte ao da contribuição;

    -Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): é uma importante ferramenta para coletar dados, com o objetivo de controlar as atividades relacionadas ao trabalho no país, identificar os trabalhadores que tenham direito ao abono salarial, além de ser uma fonte de dados para elaborar estatísticas trabalhistas e dispor informações do mercado de trabalho às entidades governamentais;

    -Livro de Registro de Empregados (LRE): este é um documento previsto na legislação trabalhista brasileira, onde as empresas devem inserir todas as informações dos funcionários. Esse registro é realizado no momento da contratação do colaborador e deve estar sempre atualizado.

    Nenhum trabalhador pode começar suas atividades caso não esteja cadastrado, por isso, a empresa que não registrar seus funcionários estará sujeito a uma multa;

    -Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD): esse manual é um arquivo onde deve conter todas as informações sobre a folha de pagamento dos trabalhadores, o qual deve ser apresentado à Secretaria da Receita Federal (SRF).

    Esse documento é exigido caso a empresa seja intimada por um Auditor Fiscal, e ele será responsável por estipular um prazo para que esse arquivo seja entregue;

    -Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): ele é um formulário que as empresas precisam preencher sobre os seus funcionários, contendo as informações pessoais dos colaboradores, os dados da empresa, exames médicos, descrições das atividades realizadas por ele e informações sobre os agentes nocivos aos quais ele foi exposto. É uma maneira de informar quais eram as condições do ambiente de trabalho e quais foram os impactos, consequências, que a saúde do trabalhador sofreu.

    O PPP é obrigatório para todas as empresas, e o prazo para entregá-lo ao trabalhador é de 30 dias após o fim ou cancelamento do contrato de trabalho;

        -Quadro de Horário de Trabalho (QHT): é um documento obrigatório para empresas com mais de 10 colaboradores, onde deve estar as seguintes informações: nome do funcionário, sua função, horário de entrada, intervalo e saída, o dia de folga e a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social).

    Esse quadro deve seguir o modelo do Ministério da Saúde e precisa ser fixado em um local visível, dentro da empresa;

 

O eSocial tem quais objetivos para cumprir?

 

    Assim como qualquer outra coisa, o eSocial também tem um propósito por existir. Como já falamos várias vezes aqui, ele foi criado para facilitar e simplificar a forma de enviar informações trabalhistas ao Governo.

    Esse é a finalidade principal da criação do eSocial, mas além dele existem diversos outros mais objetivos, entre eles:

    -Facilitar a gestão das empresas;

    -Melhorar a organização;

    -Unir e padronizar as informações;

    -Reduzir os custos;

    -Economizar tempo;

    -Evitar confusões de dados;

    -Diminuir as burocracias nas empresas;

    -Tornar o ambiente de negócios mais simples;

    -Garantir o direito dos trabalhadores;

    -Registrar informações trabalhistas;

 

O que são eventos do eSocial?

 

    São chamadas de “eventos” as declarações que o eSocial deve fazer, cada um possui suas próprias regras, informações e prazos. No total, o eSocial dispõe de 48 eventos, que podemos dividi-los em quatro grupos:

    -Os eventos iniciais, que precisam ser enviados apenas uma vez, quando a empresa for se cadastrar no eSocial. Por exemplo, informações sobre a identificação do empregador e do órgão público;

    -Os eventos de tabela, que são aqueles que irão complementar os eventos iniciais. Suas informações são indispensáveis para a composição dos outros eventos do eSocial e devem estar sempre atualizadas. Um exemplo é a identificação dos horários e turnos do trabalho;

    -Os eventos periódicos, que são aqueles que precisam ser enviados regularmente. Como, por exemplo, a folha de pagamento;

    -Os eventos não-periódicos, que são aqueles que não possuem uma data fixa para serem enviados. Como a admissão de um novo empregado ou acidentes de trabalho.

 

A sua empresa precisa do eSocial?

 

    Desde janeiro de 2019, todas as empresas que tem um faturamento anual maior que R$78 milhões devem, obrigatoriamente, usar o eSocial para registrar todas as informações relacionadas à área trabalhista.

    Para melhorar a organização desse sistema, o Governo separou as empresas em grupos. Confira quais são eles e em qual deles a sua empresa se encaixa:

    GRUPO 1, esse é o grupo das grandes empresas, que são aquelas com faturamento acima dos R$78 milhões;

    GRUPO 2, é o grupo formado pelas demais empresas, onde seu faturamento é de até R$78 milhões;

    GRUPO 3, é formado por empresas que optaram pelo Simples Nacional, pessoas físicas empregadoras, produtor rural e entidades sem fins lucrativos;

    GRUPO 4, esse é o grupo formado pelos entes públicos e organizações internacionais.

 

Quais são as principais informações exigidas?

 

    Está com dúvidas de quais informações são exigidas pelo eSocial? É hora de esclarecê-las e de livrar você dessa pulga atrás da orelha!

    O que o eSocial exige são dados de:

  • Admissão e demissão;
  • Acidentes de trabalho;
  • Afastamento temporário;
  • Alteração do salário;
  • Alteração da jornada de trabalho;
  • Aviso prévio de demissão;
  • Apuração de débitos e créditos tributários federais;
  • Atestados de saúde;
  • Cadastro de benefícios previdenciários;
  • Condições do ambiente de trabalho;
  • Folha de pagamento;
  • Monitoramento de saúde dos colaboradores;

 

Tem penalidades e multas?

 

    Não cumprir os prazos do eSocial, podem sim, resultar em multas para a empresa. Por isso é preciso preparação e organização com a implantação desse sistema na empresa, para que não se perca os prazos e nem falte informações.

    As empresas que não cumprirem com as obrigações da folha de pagamento, estão sujeitas à uma multa de R$1.812,87, no mínimo.

    Não comunicar as férias dos colaboradores podem gerar uma multa de R$170,00.

    As empresas que não realizar o depósito, deixar de computar a parcela de remuneração ou efetuarem depois da notificação o FGTS, podem receber uma multa que varia de R$10,64 a R$106,41 por colaborador.

    Caso não seja informada a contratação de um novo colaborador, a empresa poderá ter que pagar uma multa de R$3.000,00 a R$6.000,00. Isso vale para as corporações que não assinarem a Carteira de Trabalho também.

    A empresa pode pagar uma multa de R$600,00 por empregado, caso não informem a alteração de contrato ou cadastros. É importante manter as informações atualizadas para que não corra esse risco.

    Quando ocorrem acidentes de trabalho, a empresa precisa comunicar ao INSS, independente do grau do acidente. Caso não seja informado, a empresa deverá pagar uma multa que varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição.

    É obrigatório que as empresas realizem exames médicos e enviem os resultados dos colaboradores. Se os exames não forem feitos, a multa cobrada pode ser de R$402,53 a até R$4.025,33.

    Outra multa que a empresa pode receber é caso não adotem medidas de proteção e prevenção e não disponibilizar EPIs e EPCs aos colaboradores.

    Além disso, não informar o afastamento temporário de um colaboradores pode fazer com que a empresa esteja sujeita a uma multa determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

 


 

     Chegamos ao fim de mais um artigo, mas não se desanime, semana que vem tem mais! Se você ainda ficou com alguma dúvida, não hesite em entrar em contato com a gente! Deixe aqui nos comentários o que você achou desse sistema do governo, queremos ler o que você tem para falar. Esperamos você no outro artigo, até a próxima!


Compartilhe nas redes sociais: